KOMRAD~~ APA TUH??

Assalamu’alaykum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hmm, tugas Ujian Tengah Semester ceritanya, dan disuruh menjelaskan apa itu Komputer Administrasi. Nah kira-kira apa sih yang kalian pikirkan ketika mendengar kata Komputer Administrasi? Hmm, Komputer Administrasi adalah salah satu mata kuliah konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran, mata kuliah yang didapat di semester 4 konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran. Dosen dan mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran menyebut mata kuliah ini dengan nama “komrad”. Dalam mata kuliah ini mahasiswa dituntut untuk dapat menjalankan administrasi dengan komputer untuk lebih memudahkan pekerjaannya. Kenapa akhirnya mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran dituntut untuk bisa menjalankan administrasi dengan komputer? Karena perkembangan teknologi informasi telah merambah ke berbagai aktivitas kehidupan dunia, mulai dari gaya hidup, cara pandang, sosial, bisnis termasuk juga kegiatan administrasi. Karena apapun bentuk dan tujuannya, tentang kehidupannya besar maupun kecil bisnis yang dijalankan sudah dapat dipastikan terdapat kegiatan administrasi didalamnya. Tidak bisa dipungkiri bahwa kegiatan administrasi ada diseluruh elemen kehidupan, contoh kecil saja ketika kita membuat data secara tidak sadar itu sudah termasuk kegiatan adiministrasi. Pengetahuan, keterampilan dan sikap professional dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan perangkat teknologi informasi. Perkembangan zaman pun menuntut setiap orang untuk dapat mengoperasikan computer disegala kegiatan.

Komputerisasi telah mengubah pandangan dan cara kerja seseorang, pekerjaan administrasi yang bersifat manual sudah hampir ditinggalkan karena semua pekerjaan saat ini dituntut untuk lebih cepat selesai, praktis dan efisien. Jika sampai saat ini kegiatan-kegiatan masih menggunakan sistem manual, pekerjaan akan membutuhkan waktu lama untuk selesai dan membutuhkan tenaga yang lebih untuk mengerjakannya. Dalam administrasi, komputerisasi sangat membantu pekerjaan admin seperti pengisian formulir, elektronik filling system, memasukan dan mencari data kembali, menyusun dan merapikan data yang ada, serta pengelolaan database. Dengan komputerisasi sangat membantu admin dalam mengelola administrasi karena database digital telah berkembang sangat cepat, mislanya dengan satu kali klik atau mengetik keyword data yang akan dicari, file akan ditemukan. Selain itu, berbagai template korespondensi pun telah tersedia, proses perhitungan, penggandaan, scaning dokumen, dan aktivitas lainnya dapat dengan mudah dan murah untuk dikerjakan.

Kemajuan dan perkembangan teknologi di bidang administrasi harus diimbangi dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesionalisme penggunanya. Oleh sebab itu, adanya mata kuliah Komputer Administrasi untuk membantu mahasiswa Pendidikan Administrasi Perakntoran dalam menjalankan tugasnya nanti. Karena mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran pun tidak selalu dituntut untuk menjadi seorang pendidik, namun banyak juga yang pada akhirnya bekerja di perusahaan atau lembaga pemerintahan yang bertugas sebagai admin. Atau nantinya ketika menjadi seorang pendidik pun mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran dapat mempunyai keterampilan lebih karena sudah mempunyai skill dalam komputerisasi untuk bidang administrasi, dimana sebagai seorang pendidik mereka dapat menggunakan keterampilan tersebut untuk menginput nilai dengan cepat, mengolah data siswa, dan masih banyak lagi. Sehingga mata kuliah ini nantinya akan sangat berguna bagi mahasiswa ketika masih menjadi mahasiswa ataupun sudah bekerja, baik bekerja sebagai admin atau sebagai pendidik. Karena bagaimanapun semua elemen masyarakat modern saat ini sangat dituntun untuk dapat menjalankan aktifitas kehidupannya dengan teknologi komputerisasi yang memudahkan mereka.

Dalam proses pembelajarannya Komputer Administrasi memanfaatkan software yang sudah familiar dan sering digunakan oleh mahasiswa maupun kalangan umum serta user friendly, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Dimana software-software tersebut akan mempermudah tenaga administrasi dalam mengolah kegiatan administrasi. Dalam pembelajaran software-software tersebut, mata kuliah Komputer Administrasi berusaha memanfaatkan secara optimal berbagai kemampuan yang dimiliki Microsoft Word, Microsoft Excel, serta Microsoft Power Point yang jarang sekali digunakan atau bahkan dikembangkan secara optimal oleh para penggunanya. Nah, di mata kuliah Komputer Administrasi ini nahasiswa diberitahu kemampuan – kemampuan yang ada dalam software tersebut yang sebelumnya mahasiswa pun tidak mengetahui bila software tersebut mempunyai failotas itu. Misalnya saja, dalam mata kuliah ini diajarkan konsep mengetik cerdas dengan memanfaatkan fasilitas Short Keys, dimana dengan fasilitas Short keys akan membantu untuk mempercepat pengetikan. Sehingga kita tidak perlu lagi menggunakan mouse untuk mengganti atau mengedit penulisan yang sebenarnya mouse itu sendiri memperlambat kita dalam pengetikan. Padahal sebagai tenaga administrasi kita dituntut untuk mengerjakan sesuatu dengan efektif dan efisien. Contoh lain yaitu software Microsoft Power Point yaitu pengelolaan administrasi kearsipan dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang ada di Microsoft Power Point yaitu hyperlink yang akan membantu seseroang dalam penemuan file kembali. Hyperlink bisa juga digunakan untuk desain presentasi, dimana dengan fasilitas hyperlink juga akan memudahkan presentator dalam menemukan materi yang ada di dalam slide. Fasilitas lainnya yang ada di Microsoft Power Point yang diajarkan dalam mata kuliah Komputer Administrasi yaitu dapat menggunakan desain presentasi otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada computer dalam menggerakan teks, animasi-animasi, audio, audio-visual, dan bahkan durasi presentasi pun dapat dikeolala sesuai dengan ketersediaan waktu yang ditentukan atau lamanya presentator dalam mempresetasikan materi. Dimana dengan pengelolaan waktu presentasi akan memberikan kemudahan bagi presenter dalam mengelola presentasi. Tidak ketinggalan, falisitas hyperlink juga dapat digunakan pada Microsoft Word dan Microsoft Excel, biasanya para tenaga administrator menggunakan hyperlink untuk memudahkan dalam mencari dan menemukan kembali surat. Dengan cara, sebelumnya admin meng-hyperlink sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pada agenda surat si admin meng-hyperlink sesuai dengan nomor surat maka ketika kita meng-klik nomor surat tersebut, surat itu akan terbuka tanpa harus kita mengcek satu-satu surat yang ada. Mempelajari Komputer Administrasi sangat memudahkan kita bukan?

Yang menjadi fokus pembahasan dalam mata kuliah Komputer Administrasi ini adalah mengenai pemanfaatan potensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk kepentingan pengelolaan kegiatan administrasi. Materi pokok dalam mata kuliah ini adalah (1) Praktik mengetik cerdas, dimana mahasiswa dapat mengetik dengan kecepatan tinggi dengan hasil ketikan yang rapoh dan tanpa kesalahan, (2) Praktik proteksi dokumen dan pencegahan virus, dimana mahasiswa mempu memproteksi dokumen penting dan mencegah kehilangan atau kerusakan file akibat virus, (3) Praktik mengelola arsip dengan memanfaatkan hyperlink, dimana mahasiswa dapat mengolah file dengan menggunakan Microsoft Word atau Microsoft Excel sehingga file lebih terorganisir dan mudah ditemukan, (4) Praktik membuat form, dimana mahasiswa dapat membuat form atau format master dan menggabungkannya dengan database dengan fasilitas Mail Merge, (5) Praktik mengetik naskah ilmiah atau karya tulis, dimana mahasiswa dapat mengetik naskah ilmiah sesuai dengan ketentuan pengetikan yang berlaku di FE UNJ, (6) Praktik desain presentasi otomatis dan link, dimana mahasiswa dapat membuat desain presentasi yang menarik dengan memanfaatkan hyperlink, (7) Praktik desain pekerjaan administrasi khusus (sertifikat, piagam, kartu nama dan brosur), dimana mahasiswa dapat membuat berbagai desain pekerjaan yang diperlukan dalam menunjang kegiatan administras, (8) Praktik pemanfaatan internet secara efektif, dimana mahasiswa dapat memanfaatkan mesin pencari dokumen secara efektif dan efisien, dan (9) Praktik menggunakan TIK sesuai dengan prinsip-prinsip ergonomi, dimana mahasiswa dapat memiliki sikap kerja professional dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Dengan mempelajari modul ini diharapkan para mahasiswa memiliki kompetensi berupa pemahaman, keterampilan, dan sikap kerja professional yang terus berkembang dan meningkat dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi khusunya dalam mnegelola pekerjaan administrasi.

Lalu yang menjadi pertanyaan adalah, bagaimana tanggapan saya mengenai mata kuliah Komputer Administrasi? Apakah saya mendapatkan pelajaran dari mata kuliah ini? Emm, pertanyaan yang mudah J saya pribadi sangat terbantu dengan adanya mata kuliah ini, yang pada awalnya sedikit mempertanyakan “ini mata kuliah apa lagi sih?”, “ah komputer lagi paling gitu-gitu doang”. Sempat terbesit dipikiran saya tentang pertanyaan dan pernyataan seperti itu. Tetapi ketika mulai kegiatan belajar mengajar serta langsunng praktik, saya sudah tertarik dengan mata kuliah ini. Kenapa? karena benar, mata kuliah ini sangat mempermudah dalam komputerisasi dan mengajarkan kita menjadi seorang tenaga administrasi yang harus mengerjakan kegiatannya dengan efektif dan efisien. Bahkan kita langsung bisa mengaplikasikannya ketika kita menggunakan computer dalam hal apapun, baik untuk mengerjakan tugas kuliah dan lain sebagainya. Mungkin mata kuliah Komputer Administrasi ini salah satu mata kuliah yang manfaatnya langsung bisa kita rasakan dan dapat dengan langsung dapat kita aplikasikan dalam kegiatan perkuliahan. Dan jujur saya katakana bahwa tujuan dari adanya mata kuliah ini bisa terwujud karena apa yang diajarkan sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan sangat berguna bagi kami sebagai mahasiswa, calon pendidik, serta tenaga administrasi (insyaAllah).