Assalamu’alaykum Warahmatullahi
Wabarakatuh,
Hmm, tugas Ujian Tengah Semester
ceritanya, dan disuruh menjelaskan apa itu Komputer Administrasi. Nah kira-kira
apa sih yang kalian pikirkan ketika mendengar kata Komputer Administrasi? Hmm, Komputer
Administrasi adalah salah satu mata kuliah konsentrasi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, mata kuliah yang didapat di semester 4 konsentrasi Pendidikan
Administrasi Perkantoran. Dosen dan mahasiswa Pendidikan Administrasi
Perkantoran menyebut mata kuliah ini dengan nama “komrad”. Dalam mata kuliah ini mahasiswa dituntut untuk
dapat menjalankan administrasi dengan komputer untuk lebih memudahkan pekerjaannya.
Kenapa akhirnya mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran dituntut untuk
bisa menjalankan administrasi dengan komputer? Karena perkembangan teknologi
informasi telah merambah ke berbagai aktivitas kehidupan dunia, mulai dari gaya
hidup, cara pandang, sosial, bisnis termasuk juga kegiatan administrasi. Karena
apapun bentuk dan tujuannya, tentang kehidupannya besar maupun kecil bisnis
yang dijalankan sudah dapat dipastikan terdapat kegiatan administrasi
didalamnya. Tidak bisa dipungkiri bahwa kegiatan administrasi ada diseluruh
elemen kehidupan, contoh kecil saja ketika kita membuat data secara tidak sadar
itu sudah termasuk kegiatan adiministrasi. Pengetahuan, keterampilan dan sikap professional
dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan
perangkat teknologi informasi. Perkembangan zaman pun menuntut setiap orang
untuk dapat mengoperasikan computer disegala kegiatan.
Komputerisasi telah mengubah
pandangan dan cara kerja seseorang, pekerjaan administrasi yang bersifat manual
sudah hampir ditinggalkan karena semua pekerjaan saat ini dituntut untuk lebih
cepat selesai, praktis dan efisien. Jika sampai saat ini kegiatan-kegiatan
masih menggunakan sistem manual, pekerjaan akan membutuhkan waktu lama untuk
selesai dan membutuhkan tenaga yang lebih untuk mengerjakannya. Dalam administrasi,
komputerisasi sangat membantu pekerjaan admin seperti pengisian formulir,
elektronik filling system, memasukan dan mencari data kembali, menyusun dan
merapikan data yang ada, serta pengelolaan database. Dengan komputerisasi sangat
membantu admin dalam mengelola administrasi karena database digital telah
berkembang sangat cepat, mislanya dengan satu kali klik atau mengetik keyword
data yang akan dicari, file akan ditemukan. Selain itu, berbagai template
korespondensi pun telah tersedia, proses perhitungan, penggandaan, scaning
dokumen, dan aktivitas lainnya dapat dengan mudah dan murah untuk dikerjakan.
Kemajuan dan perkembangan
teknologi di bidang administrasi harus diimbangi dengan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap profesionalisme penggunanya. Oleh sebab itu, adanya
mata kuliah Komputer Administrasi untuk membantu mahasiswa Pendidikan
Administrasi Perakntoran dalam menjalankan tugasnya nanti. Karena mahasiswa
Pendidikan Administrasi Perkantoran pun tidak selalu dituntut untuk menjadi
seorang pendidik, namun banyak juga yang pada akhirnya bekerja di perusahaan
atau lembaga pemerintahan yang bertugas sebagai admin. Atau nantinya ketika
menjadi seorang pendidik pun mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran
dapat mempunyai keterampilan lebih karena sudah mempunyai skill dalam
komputerisasi untuk bidang administrasi, dimana sebagai seorang pendidik mereka
dapat menggunakan keterampilan tersebut untuk menginput nilai dengan cepat,
mengolah data siswa, dan masih banyak lagi. Sehingga mata kuliah ini nantinya
akan sangat berguna bagi mahasiswa ketika masih menjadi mahasiswa ataupun sudah
bekerja, baik bekerja sebagai admin atau sebagai pendidik. Karena bagaimanapun
semua elemen masyarakat modern saat ini sangat dituntun untuk dapat menjalankan
aktifitas kehidupannya dengan teknologi komputerisasi yang memudahkan mereka.
Dalam proses pembelajarannya Komputer
Administrasi memanfaatkan software yang sudah familiar dan sering digunakan
oleh mahasiswa maupun kalangan umum serta user friendly, misalnya Microsoft
Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Dimana software-software
tersebut akan mempermudah tenaga administrasi dalam mengolah kegiatan
administrasi. Dalam pembelajaran software-software tersebut, mata kuliah
Komputer Administrasi berusaha memanfaatkan secara optimal berbagai kemampuan
yang dimiliki Microsoft Word, Microsoft Excel, serta Microsoft Power Point yang
jarang sekali digunakan atau bahkan dikembangkan secara optimal oleh para
penggunanya. Nah, di mata kuliah Komputer Administrasi ini nahasiswa diberitahu
kemampuan – kemampuan yang ada dalam software tersebut yang sebelumnya
mahasiswa pun tidak mengetahui bila software tersebut mempunyai failotas itu. Misalnya
saja, dalam mata kuliah ini diajarkan konsep mengetik cerdas dengan
memanfaatkan fasilitas Short Keys, dimana
dengan fasilitas Short keys akan membantu untuk mempercepat pengetikan. Sehingga
kita tidak perlu lagi menggunakan mouse untuk mengganti atau mengedit penulisan
yang sebenarnya mouse itu sendiri memperlambat kita dalam pengetikan. Padahal sebagai
tenaga administrasi kita dituntut untuk mengerjakan sesuatu dengan efektif dan
efisien. Contoh lain yaitu software Microsoft Power Point yaitu pengelolaan administrasi
kearsipan dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang ada di Microsoft Power
Point yaitu hyperlink yang akan membantu seseroang dalam penemuan file kembali.
Hyperlink bisa juga digunakan untuk desain presentasi, dimana dengan fasilitas
hyperlink juga akan memudahkan presentator dalam menemukan materi yang ada di
dalam slide. Fasilitas lainnya yang ada di Microsoft Power Point yang diajarkan
dalam mata kuliah Komputer Administrasi yaitu dapat menggunakan desain
presentasi otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada computer dalam
menggerakan teks, animasi-animasi, audio, audio-visual, dan bahkan durasi
presentasi pun dapat dikeolala sesuai dengan ketersediaan waktu yang ditentukan
atau lamanya presentator dalam mempresetasikan materi. Dimana dengan
pengelolaan waktu presentasi akan memberikan kemudahan bagi presenter dalam
mengelola presentasi. Tidak ketinggalan, falisitas hyperlink juga dapat digunakan
pada Microsoft Word dan Microsoft Excel, biasanya para tenaga administrator
menggunakan hyperlink untuk memudahkan dalam mencari dan menemukan kembali
surat. Dengan cara, sebelumnya admin meng-hyperlink sesuai dengan kebutuhan. Misalnya,
pada agenda surat si admin meng-hyperlink sesuai dengan nomor surat maka ketika
kita meng-klik nomor surat tersebut, surat itu akan terbuka tanpa harus kita mengcek
satu-satu surat yang ada. Mempelajari Komputer Administrasi sangat memudahkan
kita bukan?
Yang menjadi fokus pembahasan
dalam mata kuliah Komputer Administrasi ini adalah mengenai pemanfaatan potensi
Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk kepentingan pengelolaan kegiatan
administrasi. Materi pokok dalam mata kuliah ini adalah (1) Praktik mengetik
cerdas, dimana mahasiswa dapat mengetik dengan kecepatan tinggi dengan hasil
ketikan yang rapoh dan tanpa kesalahan, (2) Praktik proteksi dokumen dan
pencegahan virus, dimana mahasiswa mempu memproteksi dokumen penting dan
mencegah kehilangan atau kerusakan file akibat virus, (3) Praktik mengelola
arsip dengan memanfaatkan hyperlink, dimana mahasiswa dapat mengolah file
dengan menggunakan Microsoft Word atau Microsoft Excel sehingga file lebih
terorganisir dan mudah ditemukan, (4) Praktik membuat form, dimana mahasiswa
dapat membuat form atau format master dan menggabungkannya dengan database
dengan fasilitas Mail Merge, (5) Praktik mengetik naskah ilmiah atau karya
tulis, dimana mahasiswa dapat mengetik naskah ilmiah sesuai dengan ketentuan
pengetikan yang berlaku di FE UNJ, (6) Praktik desain presentasi otomatis dan
link, dimana mahasiswa dapat membuat desain presentasi yang menarik dengan
memanfaatkan hyperlink, (7) Praktik desain pekerjaan administrasi khusus
(sertifikat, piagam, kartu nama dan brosur), dimana mahasiswa dapat membuat
berbagai desain pekerjaan yang diperlukan dalam menunjang kegiatan administras,
(8) Praktik pemanfaatan internet secara efektif, dimana mahasiswa dapat
memanfaatkan mesin pencari dokumen secara efektif dan efisien, dan (9) Praktik
menggunakan TIK sesuai dengan prinsip-prinsip ergonomi, dimana mahasiswa dapat
memiliki sikap kerja professional dalam menggunakan Teknologi Informasi dan
Komunikasi. Dengan mempelajari modul ini diharapkan para mahasiswa memiliki
kompetensi berupa pemahaman, keterampilan, dan sikap kerja professional yang
terus berkembang dan meningkat dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi
khusunya dalam mnegelola pekerjaan administrasi.
Lalu yang menjadi pertanyaan
adalah, bagaimana tanggapan saya mengenai mata kuliah Komputer Administrasi? Apakah
saya mendapatkan pelajaran dari mata kuliah ini? Emm, pertanyaan yang mudah J saya pribadi sangat terbantu dengan adanya mata
kuliah ini, yang pada awalnya sedikit mempertanyakan “ini mata kuliah apa lagi
sih?”, “ah komputer lagi paling gitu-gitu doang”. Sempat terbesit dipikiran
saya tentang pertanyaan dan pernyataan seperti itu. Tetapi ketika mulai kegiatan
belajar mengajar serta langsunng praktik, saya sudah tertarik dengan mata
kuliah ini. Kenapa? karena benar, mata kuliah ini sangat mempermudah dalam
komputerisasi dan mengajarkan kita menjadi seorang tenaga administrasi yang
harus mengerjakan kegiatannya dengan efektif dan efisien. Bahkan kita langsung
bisa mengaplikasikannya ketika kita menggunakan computer dalam hal apapun, baik
untuk mengerjakan tugas kuliah dan lain sebagainya. Mungkin mata kuliah
Komputer Administrasi ini salah satu mata kuliah yang manfaatnya langsung bisa
kita rasakan dan dapat dengan langsung dapat kita aplikasikan dalam kegiatan
perkuliahan. Dan jujur saya katakana bahwa tujuan dari adanya mata kuliah ini
bisa terwujud karena apa yang diajarkan sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan
sangat berguna bagi kami sebagai mahasiswa, calon pendidik, serta tenaga
administrasi (insyaAllah).
